Ochrana osobních údajů
Vaše údaje pečlivě chráníme. Níže najdete podrobné informace o tom, jak a proč pracujeme s Vašimi osobními údaji, jak dlouho je uchováváme, jaká práva můžete ohledně Vašich osobních údajů uplatnit, a na koho se případně obrátit s dotazem.
Tento dokument bude pravidelně aktualizován. Předchozí verze jsou k dispozici v archivu původních znění ZDE.
Funkci Pověřence pro ochranu osobních údajů pro Igluu vykonává Mgr. Pavlína Hojecká, email: dpo@igluu.cz.
1. Kdo Vaše údaje zpracovává a komu je předáváme?
Ve většině případů zpracovává Igluu s.r.o., IČ 097 63 465, se sídlem Radlická 333/150, Radlice, 150 00, Praha 5 („Igluu“) Vaše údaje pro vlastní účely jako jejich správce. To znamená, že my stanovujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení
Pokud jste souhlasil(a) se zpracováním Vašich osobních údajů za účelem marketingu, můžeme je v nezbytném rozsahu navzájem sdílet a zpracovávat se společnostmi uvedenými v Souhlasu s marketingovým zpracováním osobních údajů, kteří se nacházejí v roli správce. Bližší informace o zpracování pro účely marketingu naleznete v kapitole „“Proč zpracováváme vaše data a co nás k tomu opravňuje?“, bod 12.
Vaše osobní údaje můžeme na základě Vašeho souhlasu nebo na základě plnění smlouvy (v případě Vámi objednané služby třetího subjektu) předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce. Jsou to poskytovatelé dalších služeb, které si naším prostřednictvím vyžádáte (např. Český úřad zeměměřičský a katastrální).
Pro zajištění poskytnutí některých služeb je nezbytné Vaše osobní údaje předávat našim partnerům, kteří se na poskytnutí služby podílejí. Tato informace je obvykle uvedena u příslušného formuláře, kde jste své osobní údaje vyplnili.
Vaše osobní údaje předáváme také našim zpracovatelům (subdodavatelům), kteří je zpracovávají dle našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části „Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?“. Jsou to zejména poskytovatelé cloudových služeb a další dodavatelé technologií a technické podpory, jako je např. Amazon Web Services. Se všemi zpracovateli máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů.
Pokud využíváme cloudových uložišť, jsou zásadně umístěna v rámci EU. I když se datové centrum nachází v EU, existuje možnost, že přístup mimo EU bude možný kvůli řízení incidentů 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, tedy například, v případech, kdy Igluu přímo či nepřímo spolupracuje se svými dodavateli. Zákony v některých zemích mimo EU ne vždy poskytují stejný standard ochrany osobních údajů jako v EU. V těchto případech se Igluu snaží dané kompenzovat například uzavřením smluvních záruk s těmito stranami, či dalšími kontrolními mechanismy a technickými a organizačními opatřeními.
V případě dožádání od orgánů dozoru či jiných orgánů veřejné správy jako jsou např. orgány činné v trestném řízení či Úřad na ochranu osobních údajů, jsme povinni těmto orgánům poskytnout ze zákona součinnost a Vaše osobní údaje předat.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat profesionální služby a komfortní obsluhu, abychom dodržovali naše zákonné povinnosti a také abychom chránili své oprávněné zájmy.
Zpracováváme následující osobní údaje:
Rozsah údajů, které o vás v jednotlivých případech zpracováváme, naleznete v části Proč zpracováváme vaše data.
3. Proč zpracováváme vaše data a co nás k tomu opravňuje?
Vaše osobní údaje zpracováváme v různých situacích pro různé účely, vždy však v rozsahu, který je pro příslušný účel nezbytný – například abychom mohli poskytovat danou službu. Povinnost zpracovávat údaje nám stanovuje řada právních předpisů. Některé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, existenci oprávněného zájmu pečlivě posuzujeme. V ostatních případech vaše údaje zpracováváme pouze s vaším souhlasem.
V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu, a to buď:
1) Pokud navštívíte náš web
Pokud používáte náš web, na kterém využíváme i soubory cookies, používáme vaše údaje zejména pro sledování návštěvnosti a zlepšování našich služeb.
Z jakého důvodu zpracováváme: na základě Vašeho souhlasu
2) Pokud se u nás zaregistrujete a využíváte naše služby
V případě, že se u nás zaregistrujete a vytvoříte si účet, vzniká mezi námi smluvní vztah. V tomto případě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, vaše nastavení a údaje o službách, které jste se rozhodli využívat. Pro tento účel osobní údaje používáme po dobu existence vašeho uživatelského účtu.
V případě, že jste profesionální klient (např. realitní zprostředkovatel), uzavíráte s námi smlouvu a vytváříte si u nás účet, zpracováváme o Vás také identifikační údaje získané při Vašem ověření pomocí společnosti Bankovní identita, a.s.
Z jakého důvodu zpracováváme: plnění smlouvy plnění povinnostíz, právních předpisů
Pokud si u nás vytvoříte účet, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, vaše nastavení a údaje o službách, které jste se rozhodli využívat za účelem získání informací, na základě kterých pro vás budeme moci naše služby v budoucnu vylepšit, a dále pro poskytování nabídek a reklamy, kterou vám můžeme zaslat e-mailem, textovou zprávou, sdělit je po telefonu, chatem, prostřednictvím virtuálních asistentů nebo jinými elektronickými prostředky, zaslat vám je poštou nebo zobrazit na naší platformě. Zasílání nabídek můžete kdykoli vypnout v samoobsluze Vašeho uživatelského profilu.
Z jakého důvodu zpracováváme: oprávněný zájem
Do registračního formuláře si můžete dobrovolně vyplnit i údaje, které nejsou k registraci nezbytně nutné, např. Vaši adresu, telefonní číslo či bankovní spojení.
Z jakého důvodu zpracováváme: na základě Vašeho souhlasu plnění smlouvy v okamžiku, kdy budou tato data využita v rámci Vámi objednané služby
V rámci využívání našich služeb může také v omezené míře docházet ke zpracování ostatních osobních údajů, které do naší platformy zadáte či uložíte, např. identifikační údaje o dalších vlastnících nemovitosti apod. Tyto údaje nebudeme zpracovávat systematicky. Pokud si do svého profilu uložíte informace a doklady o Vašich nemovitostech, o službách (např. dodávkách elektřiny) či finančních produktech (např. pojištění), které s nimi souvisí, budeme tyto informace zpracovávat na základě Vašeho využívání služeb Igluu.
Z jakého důvodu zpracováváme: plnění smlouvy
3) Pokud využíváte služby, k jejichž využití jsou potřeba další osobní údaje
Pokud například budete využívat službu tzv. rozšířené reality (AR), budeme potřebovat využívat informace o Vaší poloze. Tyto informace budeme využívat vždy pouze s Vaším souhlasem.
Z jakého důvodu zpracováváme: plnění smlouvy, souhlas
4) Pokud si sjednáváte prostřednictvím naší platformy smlouvu o realitním zprostředkování či jinou smlouvy týkající se realit (např. rezervační smlouvu)
V případě, že si s realitním zprostředkovatelem či jinou osobou sjednáváte smlouvu o realitním zprostředkování nebo jinou smlouvu týkající se realit, je na základě právních předpisů potřeba, aby realitní zprostředkovatel ověřil Vaši totožnost a jiné skutečnosti, které se týkají Vaší osoby. V této situaci může realitní zprostředkovatel, který využívá naši platformu, ověřit Vaše údaje pomocí služeb společnosti Bankovní identita, a.s. Vaše osobní údaje, které v této situaci realitní zprostředkovatel získá od společnosti Bankovní identita, a.s., zpracováváme pouze jakožto provozovatel platformy Igluu, tj. jako provozovatel technického řešení pro spolupráci mezi Vámi a realitním zprostředkovatelem, v roli zpracovatele. Správcem těchto údajů, který určuje způsoby zpracování těchto údajů a má povinnost je zpracovávat v souladu s právními předpisy, zejména s nařízením 2016/679 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a se zákonem č. 253/2008 Sb. (tzv. AML zákon), je realitní zprostředkovatel.
Z jakého důvodu zpracováváme: na základě Vašeho souhlasu
5) Zasílání servisních zpráv
V rámci poskytování našich služeb vám zasíláme zprávy, které slouží k obsluze vašich produktů. Za tímto účelem zpracováváme vaše kontaktní údaje.
Z jakého důvodu zpracováváme pro vaši smlouvu pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
6) Vytváření analytických modelů
Při tvorbě analytických modelů spojujeme, porovnáváme a analyzujeme agregované, případně plně anonymizované údaje o produktech a službách a profilové údaje, aby bylo možné statistickými metodami správně odhadnout a poté naplnit potřeby vybraných kategorií subjektů.
Z jakého důvodu zpracováváme: pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
7) Profilování za účelem obchodního využití
Abychom vám poskytovali služby, které jsou relevantní, nebo abychom co nejpřesněji nastavili parametry vaší smlouvy, potřebujeme provádět analýzy vašich profilových údajů a údajů o produktech a službách, včetně jejich profilování, a to již před uzavřením smlouvy. Analýzy také využíváme pro marketingové účely, například pro rozhodnutí, se kterými produkty vás oslovíme.
Z jakého důvodu zpracováváme: pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů, souhlas
8) Účetnictví a daně
Shromažďujeme a zpracováváme vaše identifikační a transakční údaje za účelem plnění našich účetních a daňových povinností vůči regulačním a státním orgánům, které nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o DPH a další české účetní a daňové zákony.
Z jakého důvodu zpracováváme: plnění povinností z právních předpisů pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
9) Výkon, resp. obhajoba práv (spory)
V případě, že jsme nuceni vymáhat naše pohledávky právní cestou, resp. pokud jsme účastníky soudního řízení a řízení se týká vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu vaše základní údaje, údaje o produktech a službách, údaje z naší komunikace a interakce, případně další údaje nezbytné k ochraně našich práv
Z jakého důvodu zpracováváme: pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů – právo na soudní a jinou ochranu
10) Testování změn softwaru
V některých případech nelze nový software zavést bez účinného testování na datech našich klientů. Údaje o vás, které jsou uložené v příslušném softwaru, proto v nezbytných případech, kdy nejsou dostatečná testovací data, využíváme k testování softwaru, softwarových změn a školení našich zaměstnanců.
Z jakého důvodu zpracováváme: pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů – testování změn softwaru
11) Výzkum a vývoj produktů/služeb a analýza vývoje trhu
Používáme údaje o produktech a službách a profilové údaje k výzkumu produktů a služeb, abychom analyzovali situaci na trhu a zlepšovali naše postavení nabídkou nových a lepších služeb a inovovaných produktů. Chceme také znát vývojové trendy.
Z jakého důvodu zpracováváme: pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů – výzkum a vý
12) Marketing
Pokud nám udělíte Souhlas s marketingovým zpracováním osobních údajů, budeme na základě vašeho souhlasu používat vaše identifikační a kontaktní údaje, vaše nastavení, údaje o vašem chování na webu a při čtení zpráv, které vám zasíláme, pro poskytování přizpůsobených nabídek nás i našich partnerů. Mezi naše partnery patří především skupina ČSOB (aktuální seznam společností skupiny ČSOB najdete nawww.csob.cz/skupina), jejíž je společnost Igluu s.r.o. součástí, a dále ostatní partnerské společnosti, které můžete nají ZDE. Jsou to např. dodavatelé finančních služeb, dodavatelé energií, Asociace realitních kanceláří a jejich členové a ostatní realitní kanceláře a realitní zprostředkovatelé.
Nabídky vám můžeme zaslat e mailem, textovou zprávou či poštou, sdělit je po telefonu nebo jinými elektronickými prostředky, např. chatem či prostřednictvím virtuálních asistentů. Pro tento účel osobní údaje používáme, dokud neodvoláte váš souhlas se zpracováním.
Udělení souhlasu je dobrovolné a nejste povinni nám jej poskytnout. Udělený souhlas můžete odvolat postupem pro uplatnění vašich práv popsaným v části „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
V rámci marketingových činností zpracováváme také vaše údaje při konkrétních akcích, za účelem získání odměny, a to například za zřízení či používání konkrétního produktu či služby.
Zpracování pro účely přímého marketingu však lze považovat za zpracování prováděné z důvodu oprávněného zájmu (např. zasílání e-mailů a SMS klientům). Máte právo odmítnout zasílání obchodních sdělení či omezit jeho doručování na vámi vybrané komunikační kanály. Způsoby, jakými můžete zasílání obchodních sdělení odmítnout či omezit, jsou uvedeny níže v kapitole „Chcete omezit přímý marketing?“.
Z jakého důvodu zpracováváme: na základě vašeho souhlasu – souhlas s marketingovým zpracováním osobních údajů pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů – přímý marketing
13) Pokud si objednáváte na naší platformě služby výpisů na Kolikmam.cz nebo službu Igluu Fincheck
V případě, že si na Platformě Igluu objednáte službu výpisů na Kolikmam.cz nebo službu Igluu Fincheck, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje a rovněž vaše osobní údaje finanční povahy, které Igluu získá z BRKI a NRKI.
Z jakého důvodu zpracováváme: plnění smlouvy
4. Jak dlouho uchováváme vaše údaje?
Vaše údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu. Při nakládání s vašimi údaji ctíme pravidla datové minimalizace. To znamená, že máme nastavena přísná vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni.
Pokud se u nás zaregistrujete a používáte některou z našich služeb, používáme osobní údaje po dobu existence vašeho uživatelského účtu prodlouženou až o 10 let v závislosti na účelu, pro který údaje zpracováváme.
Pokud jste souhlasil(a) s identifikací pomocí služeb společnosti Bankovní identita, a.s. pro potřeby Igluu s.r.o., budeme Vaše údaje uchovávat po dobu 3 let od ukončení našeho obchodního vztahu, u služby Identify AML po dobu po dobu 10 let od ukončení daného obchodu nebo ukončení obchodního vztahu s vámi.
V případě, že jste nám udělili Souhlas s marketingovým zpracováním osobních údajů, používáme vaše osobní údaje pro marketing po dobu trvání našeho smluvního vztahu a dále 5 let od jeho ukončení.
Co se týče doby zpracovávání vašich osobních údajů platí, že pokud existuje více právních titulů, na základě kterých můžeme či musíme vaše osobní údaje zpracovávat po různě dlouhou dobu, vždy se uplatní lhůta delší.
5. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?
Zpracováváme zejména údaje, které jsme od vás obdrželi, dále pak údaje z veřejně i neveřejně dostupných zdrojů, například z Českého úřadu zeměměřičského a katastrálního, obchodní rejstřík.
6. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Právo na přístup
Máte právo po nás chtít potvrzení, zda zpracováváme osobní údaje, které se vás týkají, a přehled těchto údajů od nás získat. Dále máte nárok být informováni o účelech jejich zpracování, kategoriích, plánované době uložení, ze kterého zdroje údaje máme a s kým je sdílíme, o vašich právech na opravu, výmaz údajů, omezení jejich zpracování, možnosti vznést námitku u nás nebo podat stížnost u dozorového úřadu, a o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a s tím související informace.
Jsme oprávněni vás poprosit o upřesnění, o jaké údaje nebo druh informací máte zájem. Za první kopii výpisu údajů si nic neúčtujeme, za další kopie můžeme požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.
Právo na opravu
V případě, že jsou osobní údaje, které se vás týkají, nesprávné nebo nepřesné, samozřejmě je opravíme. Údaje na vaši žádost můžeme i doplnit, a to s přihlédnutím k účelům, pro které jsou údaje zpracovávány. Zároveň si údaje můžete kdykoliv opravit sami prostřednictvím samoobsluhy Vašeho klientského účtu.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
Mějte prosím na paměti, že výmaz dat neprovedeme, pokud je zpracování údajů nezbytné mimo jiné ke splnění právní povinnosti nebo úkolu prováděného ve veřejném zájmu či pro zajištění a uplatnění právních nároků.
Právo na omezení zpracování osobních údajů
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:
Omezení znamená, že údaje si ponecháme, ale nebudeme je nijak zpracovávat, s výjimkou jejich archivace, použití pro ochranu našich práv nebo práv třetích osob, z důvodu významných veřejných zájmů, nebo způsobem, ke kterému jste nám udělili souhlas. Jakmile důvod omezení pomine, můžeme omezení zrušit, o čemž vás vyrozumíme. Omezení můžete odvolat i sami. Poté můžeme údaje dále zpracovávat, můžeme ale mít i povinnost je smazat (například pokud by se prokázala protiprávnost jejich zpracování).
Právo na odvolání souhlasu
V případech, kdy jste ke zpracování vašich údajů udělili souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů po dobu, co byl tento souhlas Vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů (například dodržování právních povinností nebo pro účely našich oprávněných zájmů).
V případě, že vám od nás chodí obchodní nabídky, můžete se ze zasílání nabídek, popřípadě jen z oslovování určitými kanály, odhlásit, a to v samoobsluze Vašeho uživatelského účtu.
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít s ohledem na vaši situaci závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali
Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu (viz část „Pokud udělíte svůj souhlas“) nebo na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.
Právo na přezkum automatizovaného rozhodnutí
Máte právo žádat přezkum automatizovaného rozhodnuti, a to zejména pokud se domníváte, že takové rozhodnutí je nesprávné. V rámci tohoto práva můžete požadovat, aby rozhodnuti bylo přezkoumáno člověkem, a můžete vyjádřit svůj názor ve vztahu k takovému rozhodnutí.
Právo podat stížnost
Pokud jsme vám nevyhověli nebo nejste s poskytnutou informací nebo způsobem vyřízení své žádosti spokojeni, doporučujeme vám nejprve nás kontaktovat se žádostí o prošetření nebo podat podnět našemu pověřenci pro ochranu osobních údajů Mgr. Pavlíně Hojecká na emailovou adresu dpo@igluu.cz.
Můžete též podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz. Dále se můžete domáhat soudní ochrany.
7. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Jednoduše vyplňte formulář v samoobsluze Vašeho uživatelského účtu nebo nám jej zašlete emailem. Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů Mgr. Pavlínu Hojeckou, email: dpo@igluu.cz.
Zveřejněno: 25.9.2023